Een Google Document delen met een niet-Google gebruiker

De mogelijkheid om een document te delen en het tegelijk te bewerken, is één van de grote voordelen van het gebruik van Google Drive – maar wat als je een Google Doc-bestand wilt delen met een gebruiker die geen Google-account heeft?

Als je Google Drive alleen nog maar gebruikt om documenten op te slaan, mis je absoluut iets. Eén van de geweldige functies van Drive is de mogelijkheid om binnen Drive met Google Docs te werken. Zo kun je online tekstverwerkingsdocumenten, spreadsheets, tekeningen, presentaties en formulieren maken, en ze vervolgens online tegelijk met andere accounthouders bewerken.

Vroeger waren Google Drive en Google Docs twee aparte producten, maar inmiddels zijn ze samengevoegd onder de naam Google Drive.

Wanneer je naar Google Drive gaat, kun je daar ook direct nieuwe bestanden creëren en ze in je Drive opslaan. En zodra je een bestand in je Drive hebt gebeurd het vaak dat je het met iemand anders wilt delen. Gelukkig is niet alles verloren als die persoon geen Google-account heeft.

Er zijn drie manieren om deze situatie op te lossen.

1. E-mail het bestand als bijlage naar de gebruiker

Open het Google document in Google Drive, klik op Bestand en kies voor de optie Als bijlage e-mailen.

Je wordt naar een dialoogscherm gebracht waar je een bestandsformaat kiest en het mailadres van de ontvanger invoert. Je bestand wordt als een mailbijlage gestuurd in het formaat dat jij kiest: HTML, PDF, Rich Tekst of Microsoft Word.

Het voordeel van deze methode is dat het snel en eenvoudig is; je krijgt je document direct bij de juiste mensen. Het nadeel is dat er door deze methode twee verschillende versies van je bestand bestaan, en je kunt niet online samenwerken met de ontvanger.

2. Sta iedereen met een link toe om het document te bewerken

Deze functie van Google Docs wordt veel te weinig gebruikt: mensen hebben helemaal geen Google-account nodig om een bestand in Docs te bekijken of te bewerken.

Je hoeft alleen de zichtbaarheidsopties van je document aan te passen. Zo zorg je dat iedereen met een directe link bij je document kan komen en het eventueel aan kan passen.

Om de instellingen te veranderen, open je het document en klik je rechtsboven op Delen. Ga naar de optie Geavanceerd en klik op Wijzigen. Kies vervolgens Iedereen met de link in.

Pas vervolgens de toegang aan tot Mogen weergeven, of verander deze optie eventueel in Mogen bewerken. Vergeet niet om je wijzigingen op te slaan met de Gereed knop.

Je bent nu bijna klaar! Je hoeft alleen nog maar de adressen in te vullen van de mensen die je Google document aan mogen passen. Deze mensen hoeven vervolgens niet in te loggen om je document te kunnen bewerken.

Als je de wijzigingsgeschiedenis van je document bekijkt, worden bewerkers die niet ingelogd waren anoniem genoemd. Zij kunnen een avatar kiezen om zichzelf te onderscheiden wanneer er meerdere anonieme gebruikers aan het document werken.

Het voordeel van deze methode is dat mensen zonder Google-account het document aan kunnen passen zonder in te hoeven loggen.

Het nadeel is dat iedereen die de link weet het document aan kan passen, zonder dat het duidelijk is wie daarvoor verantwoordelijk was. Ook als je de link naar meerdere mensen gestuurd hebt, is het niet altijd duidelijk welke gebruiker veranderingen heeft doorgevoerd.

Gelukkig kun je ook altijd teruggaan naar de instellingen om de toegang tot het document terug te draaien.

3. Vraag ze om een Google-account te creëren

Als de gebruiker nog geen Google-account heeft, kun je hem of haar natuurlijk ook gewoon vragen om er één aan te maken. Dat heeft allerlei voordelen: ze krijgen ook toegang tot alle andere Google-producten zoals Google Sites, de mogelijkheid om YouTube-video’s te uploaden, een gratis Gmail-account en Google agenda.

En natuurlijk kunnen ze toegang krijgen tot je document en kunnen ze online met je samenwerken, terwijl ze toch zichtbaar zijn in de wijzigingsgeschiedenis. Het is ook de ideale situatie wat de veiligheid betreft, aangezien je het document met hen specifiek kunt delen – zonder dat je iedereen de link hoeft te sturen.

Je hebt misschien opgemerkt dat ik niet zeg dat ze een Gmail-account hoeven te creëren – een Google-account is genoeg. In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, is dat niet hetzelfde. Je kunt je aanmelden voor Google met een mailadres dat je hebt, en waarmee je je vervolgens voor al Google’s producten in kunt loggen. Eventueel kun je een Gmail adres gebruiken voor je universele Google-account, maar dat is niet verplicht.

Zoals je ziet zijn er genoeg opties wanneer je een Google-document wilt delen met iemand zonder Google-account. De voordelen van een account zijn echter zeker de moeite van het overwegen waard.